| Področje dela |
Ključna dela |
Spretnosti in znanja |
|
Priprava dela oz. delovnega mesta |
pripravi prostor za delo in dokumentacijo |
- pripravi prostor za delo
- pripravi in preveri potrebno dokumentacijo oz. gradivo (baza podatkov)
- pozna osnove organizacije dela
- pozna poslovno dokumentacijo
- obvlada pisarniško tehnologijo in osnovno programsko opremo
- pozna in zna uporabljati vse vire informacij za potrebe svojega dela
- zna ravnati z elektronskimi mediji
|
|
Operativna dela |
opravlja administrativno-tehnična dela |
- prevzema, razdeli, evidentira in odpremi pošto ter drugo dokumentacijo za oddelek
- pripravi dopise, zapisnike, obvestila, zbirnike in druge dokumente
- prepisuje besedila in piše po nareku
- fotokopira in elektronsko posname (skenira) različne dokumente
- ravna z elektronskim gradivom in ga oblikuje
- evidentira dokumentacijo in ureja arhiv
- izpolnjuje predpisane obrazce skladno z navodili
- evidentira spremembe tehnične/strokovne dokumentacije (tehnološko–procesne, konstrukcijske, komercialne, kadrovske ipd.) za oddelek
- sprejema goste, jih informira in postreže
- sprejema in po potrebi preusmerja klice
- organizira sestanke in službena potovanja za sodelavce oddelka (v državi in tujino)
- sodeluje pri organiziranju, pripravi in usklajevanju srečanj, sestankov
- ureja splošne in kadrovske podatke za sodelavce (evidence o delavcih v oddelku, letni dopust in druge odsotnosti ipd.)
- vnaša podatke za obračun plače v informacijski sistem
- pozna zakonodajo o kadrovski administraciji in računovodstvu
- pozna osnove računovodskih standardov in knjiženja poslovnih dogodkov
- razume delovanje in sestavo podatkovnih baz in aplikacij, ki jih uporablja pri svojem delu
- obvlada desetprstno slepo tipkanje
- pozna in obvlada ustrezne računalniške programe in orodja
- zna izdelati razpredelnice, tabele, preglednice
- obvlada delo s pisarniško opremo
|
|
|
zagotavlja administrativno podporo poslovnim procesom |
- sodeluje pri izdelavi letnega plana in spremlja realizacijo stroškov
- izvaja osnovne statistične analize in pripravlja poročila
- vnaša podatke v poslovno-informacijski sistem, ažurira podatke na intranetu
- pripravlja obračune stroškov
- evidentira in usklajuje lokacijske stroške
- sodeluje pri analiziranju, ugotavljanju in reševanju reklamacij
- nabavlja pisarniški material
- izdaja naročilnice
- obračuna delovne naloge
- izdela delni mesečni obračun plač
- pozna osnove računovodskih standardov in knjiženja poslovnih dogodkov
- pozna stroškovno knjigovodstvo
- pozna osnove statistične analize
- zna izdelati statistična poročila
- obvlada delo v osnovnih programskih orodjih (Word, Excel …)
- pozna hierarhijo in osnovne oblike organizacij
- pozna osnove upravnega poslovanja in upravnega postopka
|
|
|
hrani dokumentarno gradivo |
- pripravi in uredi dokumentarno gradivo za hranjenje
- evidentira in arhivira dokumentarno gradivo skladno s predpisi
- zbira, ureja, posreduje in arhivira poslovne dokumente
- pozna principe vodenja evidenc in urejanja dokumentacije
- pozna predpise s področja arhiviranja poslovnega gradiva
- obvlada elektronsko arhiviranje
- razume vrste in hierarhijo poslovne dokumentacije
|
|
Zagotavljanje kakovosti |
zagotavlja kakovost in uspešnost dela v delovnem okolju skladno s predpisi in standardi ter z dobrimi poslovnimi običaji |
- pravilno, strokovno in pravočasno izvaja navodila in delovne postopke
- upošteva predpise in zagotavlja varovanje osebnih podatkov in poslovnih skrivnosti
- skrbi za diskretnost in etičnost pri stikih s strankami
- vljudno komunicira s strankami
- gradi in vzdržuje dobre odnose s strankami
- upošteva pravila stroke in dobre prakse
- opravlja vsa dela v skladu s predpisi, z internimi akti, navodili za delo ter skladno s poslovnim bontonom
- uporablja računalniško opremo in informacijska orodja
- ravna skladno s pravili o informacijski varnosti
- skrbi za osebno urejenost in urejenost delovnega okolja
- spremlja razvoj stroke in skrbi za lastni strokovni, delovni in osebnostni razvoj
- obvlada osnove racionalizacije dela, porabe materiala in časa
- pozna zakonodajo o varovanju in zaščiti osebnih podatkov
- obvlada poslovni bonton in vplive poslovne morale
- pozna vlogo in pomen organizacijske kulture in vrednot podjetja
- pozna pomen standardov kakovosti
- pozna hierarhijo in osnovne oblike organizacij
- pozna in upošteva pravila in norme pri posredovanju in sprejemanju informacij
- zaveda se pomena vzdrževanja dobrih odnosov s strankami
- zaveda se pomena strokovnega, delovnega in osebnostnega razvoja
- zaveda se odgovornosti pri zagotavljanju točnosti informacij, ki jih posreduje strankam
|
|
Vzdrževanje in popravila |
zagotavlja nemoteno delovanje ter vzdrževanje pisarniške tehnične in programske opreme |
- ugotavlja nepravilnosti in težave v delovanju delovnih sredstev in programske opreme in zaprosi za popravila
- spremlja novosti in predlaga dopolnjevanje delovnih orodij
- seznanjen je s tehničnimi navodili, vzdrževanjem in rokovanjem z delovnimi sredstvi in programsko opremo
|
|
Komunikacija |
pisno in ustno komunicira s strankami in sodelavci |
- komunicira s sodelavci, z nadrejenimi in ostalim strokovnim oz. operativnim osebjem
- pisno in ustno v osebnem kontaktu, preko telefona ali elektronske pošte komunicira prilagojeno konkretni situaciji in konkretni stranki
- sodeluje z ostalimi organizacijskimi enotami v povezavi s svojim delom
- pozna načela timskega dela
- obvlada poslovno korespondenco in komuniciranje v slovenskem in (vsaj enem) tujem jeziku
- obvlada etiko poslovnega komuniciranja
- obvlada veščine komuniciranja po telefonu (bonton telefonskega pogovora) in po ostalih elektronskih komunikacijskih kanalih
- pozna osnove retorike
- obvlada strokovno terminologijo v slovenskem in (vsaj enem) tujem jeziku
- obvlada podajanje povratne informacije
- pozna pomen pozitivnega mišljenja in samoobvladovanja
- pozna in uporablja načine obvladovanja konfliktov in reševanja sporov
- pozna dejavnike uspešne komunikacije in se zaveda njihovega pomena
|
|
Varovanje zdravja in okolja |
deluje skladno s predpisi o varovanju zdravja pri delu ter okolja |
- ravna skladno s predpisi o varstvu pri delu in varovanju okolja ter skladno z izjavo o varnosti z oceno tveganja
- pozna delovnopravno zakonodajo, predpise o varstvu pri delu in varovanju okolja
|
