| Področje dela |
Ključna dela |
Spretnosti in znanja |
|
Priprava dela oz. delovnega mesta |
pripravi prostor za delo in dokumentacijo
|
- pripravi prostor za delo (prostor je primerno osvetljen, prezračen, nastavljena primerna temperatura)
- pripravi delovno mizo
- pripravi potrebno dokumentacijo oz. gradivo za nemoteno opravljanje dela
- pripravi potrebno pisarniško tehnologijo za učinkovito obravnavanje informacij ter pisarniških postopkov
|
|
Operativna dela |
opravlja administrativno-tehnična dela |
- prevzema dohodno pošto, jo evidentira, razvršča in oddaja odhodno pošto ter vodi evidenco prejete in poslane pošte
- po navodilu ali samostojno piše in ureja dopise, zapisnike, obvestila in drugo dokumentacijo
- prepisuje besedila in piše po nareku (desetprstno slepo tipkanje)
- uporablja informacijsko-komunikacijsko tehnologijo (v nadaljevanju IKT-oprema) v namene administracije (tiskanje, fotokopiranje, skeniranje …)
- ravna z dokumenti zaupne narave, jih ustrezno zaščiti in poskrbi za varno shranjevanje
- pripravi naročilnice in izda potne naloge
- izpolnjuje predpisane obrazce skladno z navodili
- evidentira in hrani spremembe tehnične/strokovne dokumentacije v organizaciji (tehnološko-procesne, konstrukcijske, komercialne, kadrovske ipd.)
- sprejema in preusmerja klice naslovniku, oziroma ko ta ni dosegljiv, prevzame klic in mu preda informacijo
- sodeluje z nadrejenimi pri organizaciji delovnih sestankov in zagotovi administrativno podporo pri pripravi gradiva
- vodi rokovnik (koledar dogodkov, opravil, nalog) in evidenco rezerviranih terminov za sestanke, rezervira in pripravi prostor
- organizira službena potovanja za zaposlene (rezervacija prevoza in prenočišč)
- zbira in ureja splošne kadrovske podatke o zaposlenih (evidenca o letnem dopustu, evidenca o drugih odsotnostih in prisotnost na delovnem mestu – registracija delovnega časa, evidenca o delovni dobi …) ter jih obdeluje skladno s predpisi o varstvu osebnih podatkov
- obvlada delovanje in sestavo podatkovnih baz in aplikacij, ki jih uporablja pri svojem delu
|
|
|
zagotavlja administrativno podporo poslovnim procesom |
- obvlada pisarniško tehnologijo in osnovno programsko opremo
- vnaša podatke v interni poslovno-informacijski sistem in zagotavlja podporo delovnim procesom
- naroča pisarniški material in ostalo za nemoteno delovanje organizacije ter promocijski material za stranke in poslovne partnerje
- obvlada delo v osnovnih programskih orodjih (Word, Excel …)
- uporablja spletna orodja pri delu na daljavo (Teams Live, Zoom …)
- za potrebe delovnega mesta se usposablja in dodatno izobražuje (nadgrajevanje strokovnega znanja s tehničnimi in drugimi novostmi – nove aplikacije)
- pozna upravno poslovanje in upravni postopek
|
|
|
hrani dokumentarno gradivo |
- zbira, ureja in vodi evidence o zadevah, dokumentih, ki nastanejo pri delu in pripravi dokumentarno gradivo za hranjenje (Enotni klasifikacijski načrt z roki hrambe)
- loči arhivsko gradivo (trajno) od dokumentarnega gradiva
- evidentira in arhivira gradivo skladno z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA)
- ravna z elektronskim gradivom
- pozna osnove in predpise o varstvu arhivskega gradiva ter o hrambi in izločanju dokumentarnega gradiva, ki ga vodi organ
|
|
Zagotavljanje kakovosti |
zagotavlja kakovost in uspešnost dela v delovnem okolju skladno s predpisi in standardi ter z dobrimi poslovnimi običaji
|
- upošteva navodila ter pravilno, strokovno in pravočasno izvaja delovne postopke
- obdeluje osebne podatke in upravlja z dokumenti zaupne narave, varuje zaupne podatke in poslovne skrivnosti skladno s predpisi
- uporablja splošni in poslovni bonton ter protokol pri stiku s strankami in poslovnimi partnerji
- gradi in ohranja dobre odnose s strankami
- upošteva pravila stroke in dobre prakse
- uporablja računalniško opremo in informacijska orodja
- ravna skladno s pravili o informacijski varnosti
- spremlja razvoj stroke in skrbi za lastni strokovni, delovni in osebnostni razvoj
- razume vlogo in pomen organizacijske kulture in vrednot organizacije
- zaveda se odgovornosti pri zagotavljanju točnosti informacij, ki jih posreduje strankam
- delovne naloge opravlja skladno s predpisi in z internimi akti organizacije
|
|
Komunikacija |
komunicira pisno in ustno ter z uporabo sodobnih IKT-orodij |
- komunicira z zaposlenimi, s strankami ter poslovnimi partnerji, hitro dojema in se prilagaja ter odziva primerno situaciji
- komunicira pisno, ustno v osebnem kontaktu, preko telefona ali elektronske pošte ter z uporabo orodja/platforme za izvajanje komunikacije na daljavo
- sodeluje z ostalimi organizacijskimi enotami za potrebe in izvedbo delovnega procesa
- obvlada poslovno korespondenco in komuniciranje v slovenskem in (vsaj enem) tujem jeziku
- obvlada veščine komuniciranja po telefonu (bonton telefonskega pogovora) in po ostalih elektronskih komunikacijskih kanalih
- uporablja načine obvladovanja konfliktov in reševanja sporov
- razume pomen čustvene inteligence in asertivnega vedenja
|
|
Varovanje zdravja in okolja |
deluje skladno z delovnopravno zakonodajo ter s predpisi o varovanju zdravja pri delu ter okolja
|
- dela skladno s predpisi o varovanju zdravja in okolja
- upošteva predpise o požarni varnosti
- upošteva sanitarno-higienske predpise
- sledi smernicam zelene in zdrave pisarne (brezpapirno poslovanje, varčna poraba vode, električne energije, ločevanje odpadkov, pravilna reciklaža tonerjev, kartuš, baterij …)
|
