| Področje dela |
Ključna dela |
Spretnosti in znanja |
|
Analiza, načrtovanje in organizacija dela |
načrtuje delo v tajništvu |
- spremlja poslovne procese
- zbira, presoja in posreduje poslovne in druge informacije
- z analizami seznani odgovorne sodelavce in predlaga ukrepe
- pripravi načrt svojega dela in dela sodelavcev v tajništvu
- obvlada vrste poslovne dokumentacije in jo loči po pomembnosti posameznih gradiv in informacij kot podlaga za sprejemanje poslovnih odločitev
- obvlada pravila ter standarde organizacije dela in podjetja
- pozna organizacijske strukture
- pozna načine evalvacije in revizije poslovanja
- pozna vire za izpolnitev načrta
- začrta potek delovanja za doseganje ciljev sodelavcev
|
|
Operativna dela |
zagotavlja administrativno in tehnično podporo poslovnim procesom |
- razporedi terminske načrte delovnih obveznosti na vodstvenih in strokovnih ravneh
- spremlja izvajanje sprejetih odločitev na vodstvenih in strokovnih ravneh
- zbira, presoja in posreduje poslovne in druge informacije
- daje predloge pri načrtovanju in posodabljanju pisarniških prostorov, opreme in tehnologije
- pripravi in posreduje potrebne analize podatkov in podatkov različnih evidenc
- vnaša/knjiži podatke v poslovno-informacijski sistem
- arhivira poslovno dokumentacijo, pošto in druge dokumente skladno s predpisi
- koordinira delo tajništva z drugimi enotami/organi družbe
- pripravi dokumentacijo in izvede naročilo manjše vrednosti
- spremlja in vodi evidenco poslovne korespondence
- spremlja stroške organizacijske enote
- pozna poslovno dokumentacijo, gradiva in informacije znotraj in izven organizacije
- obvlada pravila vodenja evidenc
- pozna predpise o arhiviranju poslovnega gradiva
- obvlada elektronsko arhiviranje
- pozna dejavnosti in poslovne procese v organizaciji
- razume pravila dela v organizaciji
- razume osnove računovodstva in financ
- razume osnove prava in ekonomije
- razume ekonomiko podjetja, podjetništvo in management
- uporablja osnovne principe marketinških pristopov
- učinkovito in racionalno uporablja pisarniško opremo in naprave
- zna poiskati ustrezno dokumentacijo ter informacije znotraj in izven organizacije
- pozna osnove upravnega poslovanja in upravnega postopka
|
|
|
pripravlja in organizira poslovne dogodke |
- organizira poslovne sestanke, razgovore, seje organov upravljanja in druge poslovne dogodke
- pripravlja zapisnike, razpise in drugo poslovno dokumentacijo
- pripravi gradivo in potrebne informacije
- obvešča sodelavce, poslovne partnerje, splošno in strokovno javnost o poslovnih dogodkih
- beleži poslovne dogodke, hrani gradivo in dokumentacijo z uporabo ustrezne informacijsko-komunikacijske opreme
- upošteva pravila poslovnega komuniciranja (poslovne korespondence)
- uporablja programska orodja, za svoje delo obvlada postopke organizacije poslovnih dogodkov
- obvlada protokol poslovnih dogodkov
- obvlada protokol sprejema strank in gostov
- upošteva pravila pisanja zapisnikov, razpisov in drugih dokumentov
|
|
Vodenje |
vodi delo v tajništvu |
- vodi in koordinira delo v tajništvu
- nudi strokovno pomoč sodelavcem
- spodbuja in sodeluje pri strokovnem izpopolnjevanju delavcev v tajništvu
- spodbuja sodelavce k doseganju ciljev
- vodi manjše projektne time
- vključuje sodelavce v opravljanje delovnih nalog in prenaša pooblastila
- izpelje operativne kadrovske dejavnosti za zaposlene
- oceni uspešnost organizacijske enote
- upošteva kadrovske postopke in pristope za spremljanje in razvoj človeških virov
- kritično presoja in prepozna psihodinamične vidike medsebojnih odnosov
- upošteva načine doseganja medsebojnih dogovorov ter metode prepoznavanja in reševanja konfliktov
- pozna načela timskega dela in vodenja delovne skupine
- razume načine organizacije poslovanja
|
|
Zagotavljanje kakovosti |
zagotavlja kakovost in uspešnost dela v delovnem okolju skladno s predpisi in standardi ter z dobrimi poslovnimi običaji |
- zagotavlja pravilno, strokovno in pravočasno izvajanje navodil ter delovnih postopkov
- upošteva predpise in zagotavlja varovanje osebnih podatkov ter poslovnih skrivnosti
- spremlja novosti, najboljše prakse, procese, tehnologije, postopke in sisteme
- izvede nadzor delovnih postopkov v tajništvu
- zagotavlja in skrbi za kakovost pri izvajanju delovnih procesov
- uvaja sodobne metode in oblike dela v tajništvo
- spodbuja dobre odnose in klimo med sodelavci
- upošteva kodeks poklicne etike in dobrih poslovnih običajev
- skrbi za osebno urejenost in urejenost delovnega okolja
- kontrolira izvajanje zakonskih in internih predpisov
- spodbuja učinkovito uporabo virov in izpolnitev načrtov
- kritično ocenjuje in presoja delovne postopke ter jih zna racionalizirati
- ravna skladno s pravili o informacijski varnosti
- spremlja razvoj stroke in skrbi za lastni strokovni, delovni in osebnostni razvoj
- obvlada osnove racionalizacije dela, porabe materiala in časa
- pozna sisteme za zagotavljanje kakovosti in pomen standardov kakovosti
- obvlada poslovni bonton in delovni protokol ter vplive poslovne morale
- razume in obvlada poslovne procese ter postopke
- pozna zakonodajo o varovanju in zaščiti osebnih podatkov
- pozna in upošteva pravila in norme pri posredovanju in sprejemanju informacij
- zaveda se pomena vzdrževanja dobrih delovnih odnosov in odnosov s strankami
- zaveda se pomena strokovnega, delovnega in osebnostnega razvoja
|
|
Komunikacija |
komunicira pisno in ustno ter z uporabo sodobnih IKT-orodij |
- komunicira s sodelavci, poslovnimi partnerji doma in v tujini, pisno in ustno v slovenskem in tujem jeziku
- komunicira s splošno javnostjo in strokovnimi javnostmi
- soustvarja ustrezen prvi vtis o organizaciji pri sprejemanju poslovnih partnerjev in ob drugih stikih
- uporablja sodobno informacijsko- komunikacijsko tehnologijo
- obvlada strokovno terminologijo v slovenskem in tujem jeziku
- obvlada pravila pisne, ustne in neverbalne komunikacije
- obvlada etiko poslovnega komuniciranja
- uporablja načine obvladovanja konfliktov in reševanja sporov
- razlikuje dejavnike uspešne komunikacije in se zaveda njihovega pomena
- obvlada pomen pozitivnega mišljenja in samoobvladovanja in asertivnega vedenja
- obvlada veščine komuniciranja po telefonu (bonton telefonskega pogovora) in po ostalih elektronskih komunikacijskih medijih
- pozna osnove retorike
- zaveda se odgovornosti pri zagotavljanju točnosti informacij, ki jih posreduje strankam in sodelavcem
|
|
Vzdrževanje in popravila |
deluje skladno z delovnopravno zakonodajo ter s predpisi o varovanju zdravja pri delu ter okolja |
- dela skladno s predpisi o varovanju zdravja in okolja
- upošteva predpise o požarni varnosti
- upošteva sanitarno-higienske predpise
- sledi smernicam zelene in zdrave pisarne (brezpapirno poslovanje, varčna poraba vode, električne energije, ločevanje odpadkov, pravilna reciklaža tonerjev, kartuš, baterij …)
|
