Poklicni standard

Naziv:

administrator/ administratorka

Status:

Pretekli

Datum objave sklepa ministra:

20.7.2015

Predhodniki:

Klasius-P16:

Tajniško in administrativno delo (0415)


1. Ime in koda poklicnega standarda

administrator/ administratorka (80167540)

2. Ime in koda poklica


3. Raven zahtevnosti

(IV)

4. Poklicne kompetence

Kandidat:
  1. načrtuje in organizira lastno delo
  2. zagotavlja kakovost in uspešnost lastnega dela v delovnem okolju v skladu s predpisi in standardi
  3. racionalno rabi energijo, material in čas
  4. varuje zdravje in okolje
  5. sporazumeva se s sodelavci in strankami
  6. uporablja sodobno informacijsko komunikacijsko tehnologijo
  7. ureja poslovno dokumentacijo in vodi evidence dela
  8. opravlja administrativna dela
  9. izvaja receptorska dela

5. Opis poklicnega standarda

Področje dela Ključna dela Spretnosti in znanja
Priprava dela oz. delovnega mesta pripravi prostor za delo
  • pripravi prostor za delo
  • pozna osnove organizacije dela
  • obvlada pisarniško tehnologijo in osnovno programsko opremo
  • pozna in zna uporabljati vse vire informacij za potrebe svojega dela
  • zna ravnati z elektronskimi mediji
Operativna dela ureja poslovno dokumentacijo in vodi evidence dela
  • pripravlja in zbira dokumentacijo za nadaljnjo obdelavo
  • ureja personalne mape
  • ureja zdravstveno dokumentacijo zaposlenih
  • posreduje obvezne podatke o zaposlenih na predpisanih obrazcih
  • vodi evidence o prisotnosti na delu in odsotnosti z dela ter o službenih poteh
  • prevzema fakture dobaviteljev in jih vnaša v informacijski sistem
  • kompletira dobavno/prodajno dokumentacijo (faktura, prevzemnica ...) in jo posreduje oddelku računovodstva in financ
  • prevzema interne dokumente materialnega poslovanja (prevzemnice, oddajnice, odpremni nalogi, dobavnice ipd.) in jih vnaša v informacijski sistem
  • pripravi dokumentacijo za odpremo blaga h kupcem ali kooperantom
  • vodi osnovne evidence (faktura, skladiščnica, blagajniški prejemek, saldakonti dobaviteljev in kupcev, materialno knjigovodstvo)
  • arhivira poslovno dokumentacijo in shranjuje dokumentarno gradivo
  • obvlada pisarniško tehnologijo in osnovno programsko opremo
  • zna ravnati z elektronskimi mediji
  • obvlada elektronsko arhiviranje
  • razume vrste in hierarhijo poslovne dokumentacije
  • pozna osnovne predpise o arhiviranju
  • pozna osnovne predpise o kadrovski administraciji
  • pozna osnove računovodskih standardov in knjiženja poslovnih dogodkov
  • pozna osnove upravnega poslovanja in upravnega postopka

opravlja administrativna dela
  • piše dopise v skladu z navodili
  • prepisuje besedila in piše po nareku
  • vnaša podatke v računalnik v skladu z navodili
  • ureja besedilo v skladu z navodili
  • izpolnjuje predpisane obrazce v skladu z navodili
  • fotokopira in elektronsko posname različne dokumente
  • nabavlja pisarniški material
  • obvlada desetprstno slepo tipkanje
  • obvlada delo v urejevalnikih besedil
  • zna izdelati razpredelnice, tabele, preglednice
  • obvlada delo s pisarniško opremo
  • pozna pisarniški material, stroje in naprave
izvaja receptorska dela
  • sprejema in posreduje sporočila (elektronska in pisna)
  • sprejema in registrira stranke, usmerja stranke in daje osnovne informacije
  • sprejema in oddaja pošto
  • pregleduje, evidentira in razporeja prispelo pošto
  • sprejema in preusmerja telefonske klice
  • komunicira s strankami, poslovnimi partnerji
  • upravlja in nadzira naprave (za registracijo delovnega časa, telekomunikacijska sredstva itd.)
  • pozna pravila in veščine pisnega in ustnega sporazumevanja v slovenskem in enem tujem jeziku
  • obvlada etiko poslovnega komuniciranja
  • obvlada veščine telefonskega komuniciranja (bonton telefonskega pogovora) in prek ostalih elektronskih komunikacijskih kanalih
  • pozna veščine in posebnosti komuniciranja preko elektronskih medijev
  • obvlada delo z internetom in intranetom
Zagotavljanje kakovosti deluje skladno s predpisi in standardi ter z dobrimi poslovnimi običaji
  • upošteva navodila za delo
  • opravlja vsa dela skladno s predpisi, z internimi akti, navodili za delo in s poslovnim bontonom
  • skrbi za osebno urejenost in urejenost delovnega okolja
  • obvlada osnove poslovnega bontona
  • obvlada osnove racionalizacije dela, porabe materiala in časa
  • pozna vlogo in pomen organizacijske kulture in vrednot podjetja
  • pozna hierarhijo in osnovne oblike organizacij
  • pozna in upošteva pravila in norme pri posredovanju in sprejemanju informacij
  • zaveda se pomena vzdrževanja dobrih odnosov s strankami
  • zaveda se pomena strokovnega, delovnega in osebnostnega razvoja
  • zaveda se odgovornosti pri zagotavljanju točnosti informacij, ki jih posreduje strankam
Komunikacija pisno in ustno komunicira s sodelavci in strankami
  • komunicira s sodelavci in strokovnimi službami, tudi prek elektronskih medijev
  • komunicira s strankami in jih ustrezno informira
  • komunicira z dobavitelji in s komercialno službo pri reševanju spornih vprašanj glede dokumentacije in vnosa podatkov v poslovno-informacijski sistem
  • pozna pravila in veščine pisnega in ustnega sporazumevanja v slovenskem in enem tujem jeziku
  • pozna osnovna pravila poslovnega komuniciranja
  • obvlada osnovno strokovno terminologijo v slovenskem in enem tujem jeziku
  • obvlada sredstva elektronskega komuniciranja
  • obvlada podajanje povratne informacije
  • pozna pomen pozitivnega mišljenja in samoobvladovanja
  • pozna dejavnike uspešne komunikacije in se zaveda njihovega pomena
Varovanje zdravja in okolja deluje skladno s predpisi o varovanju zdravja pri delu ter okolja
  • ravna skladno s predpisi o varstvu pri delu in varovanju okolja
  • pozna predpise o varstvu pri delu in varovanju okolja ter osnove delovnopravne zakonodaje

6. Delovna skupina za pripravo poklicnega standarda

  • Andreja Pisovec Kacin, Merkur, d. d.
  • Nataša Čebulj, Lek, d. d.
  • Davorin Vidrih, Iskra Avtoelektrika
  • Darka Krmelj, Iskraemeco
  • Suzana Pibernik, Telekom
  • Sonja Cimerman, Društvo tajnic
  • Janez Dekleva, GZS
  • mag. Branko Vidič, Ministrstvo za javno upravo
  • Dušan Vodeb, Srednja upravno-administrativna šola
  • Tatjana Novak, Gimnazija in srednja šola Rudolfa Maistra Kamnik
  • Valerija Vilfan, Gimnazija in srednja šola Rudolfa Maistra Kamnik
  • Lidija Grmek Zupanc, Ekonomska šola Kranj
  • Danica Vaupotič, Ekonomska šola Ptuj
  • Valerija Ambrož, Ekonomska šola Ptuj
  • Suzana Obradovič, CPI
Koordinacija pri pripravi poklicnega standarda
  • Bojana Sever, Center RS za poklicno izobraževanje


7.DELOVNA SKUPINA ZA PRIPRAVO REVIZIJE POKLICNEGA STANDARDA

  • Majda Kamin, Zveza klubov tajnic in poslovnih sekretarjev Slovenije
  • Suzi Zevnik, Zveza klubov tajnic in poslovnih sekretarjev Slovenije
  • mag. Jana Ravbar, Center RS za poklicno izobraževanje

Koordinacija pri pripravi poklicnega standarda
  • Boštjan Košorok, Center RS za poklicno izobraževanje

Vaš brskalnik je zastarel!

Za boljšo uporabniško izkušnjo uporabite enega izmed spodaj naštetih brskalnikov.